"Mit dem Umzug der IT zu einem neuen Dienstleister, der SoCura, haben wir die Basis für die weitere Zusammenarbeit und Vernetzung des Caritasverbands und seiner beiden Gesellschaften geschaffen", erklärt Caroline Trojan, Projektleiterin und Vorstandsreferentin. "Gleichzeitig wurde unsere IT auf den aktuellen Stand der Technik gebracht." Mit der SoCura wurde ein IT-Dienstleister gefunden, der Organisationen aus Wohlfahrt, Kirche und Gesundheitswesen seine Dienste anbietet und damit die Bedarfe von Unternehmen wie der Caritas kennt.
Das Projekt ist lange Zeit im Hintergrund exakt geplant und vorbereitet worden, bevor alle Mitarbeitenden mit einbezogen wurden. Einige Mitarbeitende haben allerdings schon im Vorfeld Software in der neuen Umgebung getestet, die Führungskräfte haben beim Aufbau der neuen Struktur für die Laufwerke unterstützt und für die einzelnen Standorte wurden IT-Verantwortliche als Bindeglied zu Projektleiterin Caroline Trojan benannt. Sie waren Ansprechpartner vor Ort und haben Themen gebündelt. Alles musste Hand in Hand gehen, um den IT-Umzug vorzubereiten.
Wichtig war beim Umzug aller Daten in die neue IT-Umgebung, dass die Arbeitsfähigkeit so kurz wie möglich eingeschränkt wird und schnell wieder Zugriff auf alle Programme besteht. Insbesondere die Einsatzplanung in der Pflege sowie die Tourenplanung für die ambulante Pflege in den Sozialstationen und bei Essen auf Rädern ist manuell nur mit hohem zusätzlichem Aufwand zu leisten. Die Dokumentation in der Pflege geschieht zum großen Teil über Smartphones und wird direkt in die entsprechenden Programme übernommen, sodass viel manuell nachgearbeitet werden muss, wenn länger kein Zugriff möglich ist. Ganz zu schweigen von der Personalabteilung, die für die pünktliche Auszahlung der Gehälter eine funktionierende IT-Umgebung benötigt.
Während des Umzugs haben verschiedene Teams von SoCura die einzelnen Standorte des Caritasverbands und seiner zwei Gesellschaften betreut und besucht. Sie haben Geräte getauscht und haben die Standorte erst wieder verlassen, wenn alle Mitarbeitenden Zugriff auf die neu implementierte Wohlfahrts Cloud hatten, über die nun wirklich alle im Caritasverband und den beiden Gesellschaften arbeiten, statt wie vorher über verschiedene Server. Alle befinden sich damit jederzeit auf dem gleichen technischen Stand und die Vernetzung untereinander ist einfacher geworden. Auch Aktualisierungen lassen sich künftig leicht zentral für alle umsetzen, die Datensicherheit ist gewährleistet. Neue Laptops, Computer und alles Zubehör kann künftig direkt über die SoCura bezogen werden, die auch Wartung und Pflege übernimmt.
"Wir können sagen, dass der Umzug bis auf kleinere unvorhersehbare Unwägbarkeiten sehr gut gelaufen ist", sagt Caroline Trojan zusammenfassend. "Wir bedanken uns bei allen Mitarbeitenden, die im Vorfeld sehr zuverlässig bei der Vorbereitung geholfen und beim Umzug später Geduld gezeigt haben, wenn mal etwas nicht ganz nach Plan lief."
Künftig können sich die Mitarbeitenden bei Problemen an eine Hotline von SoCura wenden. Neubestellungen können sie direkt über das Portal von SoCura tätigen. Dort ist auch ein System hinterlegt, über das Vorgesetze die Bestellungen genehmigen können.
"Der Verband und die Gesellschaften haben sich mit der Transformation gut für die Zukunft und sicher im Bereich IT aufgestellt", sagt Caroline Trojan. "Wir haben damit einen weiteren Meilenstein im Rahmen unseres Organisationentwicklungsprozesses Perspektive 2025 erreicht."
